Управление на кадри – 10 грешки, които не трябва да допускате

Често темата „Управление на персонала“ излишно се усложнява и утежнява с теории. Литературата в областта на мениджмънта дискутира различни ръководни стилове и методи на управление.

За какво ли не сме чували: Lean Leadership, мениджмънт чрез изключване, ситуативен ръководен стил и т.н. Според мен обаче не в тази посока трябва да насочваме фокуса, тъй като това на практика не е от голяма полза.

Този, който иска да ръководи успешно, трябва първо да се научи да ръководи самия себе си. Той трябва да познава възможните грешки, свързани с управлението на кадри, и да се опитва да ги избягва. Защото

„След 2-3 години всеки ръководител разполага с такива служители, каквито е заслужил!“.

Избягването на грешки през цялото време е нещо невъзможно. В своята кариера съм допускал много грешки в процеса на ръководене на своите служители. От някои се поучих, други спрях да допускам, но съм убеден, че и до днес в определени ситуации съм изложен на риска да реагирам не съвсем коректно.

От решаващо значение е човек да е наясно с различните ситуации и с възможните грешки, както и да не спира никога да си задава въпроси. И тук Ви предлагам 10 от най-важните грешки, които като ръководители задължително трябва да избягвате.

Unknown-3-1-capital.de

Изображение: Capital

  1. Дистанцирате се от взимане на решения

Решенията трябва да са добре обмислени. Да изчаквате обаче дотогава, докато получите цялата Ви необходима информация, в повечето случаи е погрешно. Приемете, че като ръководител трябва да взимате решения дори тогава, когато вследствие на липсваща информация не може да добиете цялостен поглед върху ситуацията.

Като ръководител, а и като предприемач Вие трябва да взимате решения навреме, тези решения трябва да бъдат еднозначни, а Вие да се научите да живеете с риска, че има вероятност понякога да вземете неправилно решение.

Преди време един от моите ръководители успя да формулира това по много конкретен начин:

„Като мениджър Вие носите отговорност за взетите от Вас решения! Затова нека Ви стане ясно: да бъдеш мениджър означава да приемеш, че непрекъснато ще ти трият сол на главата!“

Колкото по-високо в йерархията се намирате, толкова по-неприятни са решенията, които трябва да взимате. Замислете се, все пак става въпрос за уволнения, за сключване на договори и т.н.

Ако непрекъснато отлагате взимането на решения от страх или от политически съображения, избягвате срещите със своите подчинени и дори не отговаряте на имейлите им, Вие разочаровате и демотивирате своите служители и то най-вече онези, които са най-ангажирани и най-мотивирани.

Като ръководител Вашата задача е да взимате решения.

  1. Не се обвързвате с конкретна позиция

Голяма част от ръководителите не се осмеляват да нарекат нещата с истинските им имена. Те не искат да заемат конкретна позиция, а се стремят да си оставят отворена вратичка към всички възможни опции.

Нежеланието за ангажиране с конкретна позиция често се забелязва по начина на говорене. Използват се високопарни фрази и слабохарактерни изрази като

  • синергични ефекти
  • фокусирана ориентация в нова посока
  • проактивно свиване на дейността с цел по-висока рентабилност.

Тези мениджъри отчасти дори не забелязват, че говорят празни приказки. За служителите им обаче това не остава скрито.

Затова не говорете двусмислено и със заобикалки. Целта Ви като ръководител е да бъдете разбран. Говорете в прав текст. Изразявайте се точно и ясно. Формулирайте конкретни цели и казвайте на служителите си директно какво точно очаквате от тях. Ангажирайте се с конкретна позиция, която да защитавате, демонстрирайте увереност и бъдете последователни.

  1. Не слушате

Много недоразумения в ежедневната работа биха могли да се избегнат, ако ръководителите намираха време просто да чуят за какво всъщност става въпрос.

Защо на ръководителите им е трудно да слушат активно това, което им се казва?

Според мен причината за това е следната. Повечето ръководни кадри искат да бъдат възприемани като дейни инициатори. Те често свързват активността с упражняването на мним контрол. Слушането, от друга страна, приравняват с пасивност и раболепие. Затова много от ръководителите се концентрират повече върху говоренето и по-малко върху изслушването.

Който не слуша обаче, допуска по-често грешки при взимането на решения!

За съжаление много хора слушат само за кратко и твърде рано си съставят някакво мнение. Терминът за това явление се нарича „преждевременна евалюация (оценка)“. Много мениджъри страдат от този синдром. Те твърде прибързано оценяват изказванията на своите служители.

Ако се държите по този начин, значи Вие не се вслушвате в изказванията на своите служители с необходимото внимание. Заети сте със собствените си мисли за разрешаване на проблемите и изобщо не се стремите да разберете същността на проблема и гледната точка на своя служител. По този начин недоразуменията и неправилните решения за съжаление са предварително програмирани.

  1. Упражнявате „микромениджмънт“

Микромениджмънтът е класическият случай на демотивиращо поведение от страна на ръководните кадри.

Микромениджърът разпределя задачите и контролира изпълнението им в детайли, без да даде възможност на служителите сами да взимат решения. Той предварително формулира не само целта, но и точния начин, по който трябва да бъде постигната. Чрез поведението си микромениджърите показват на своите служители, че нямат доверие в тях. Това действа разочароващо и демотивиращо и парализира самостоятелното мислене на служителите.

Ако искате да разберете дали имате склонност да бъдете микромениджър, отговорете на следните въпроси:

  • Трябва ли непрекъснато да имате поглед върху всички проекти?
  • Искате ли за всеки проект да знаете всичко в детайли?
  • Можете ли да поемете сам всички задачи, които сте разпределил сред своите служители?
  • Вярвате ли, че като ръководител знаете и можете повече от своите служители?

Ако сте отговорили с „ДА“ дори само на един от въпросите, трябва добре да анализирате дали в ежедневната си работа не се изявявате като микромениджър.

Попитайте своите служители дали им давате достатъчно пространство за действие при изпълнение на ежедневните им ангажименти. Ако не е така, то трябва да се научите да делегирате отговорности вместо само да упражнявате контрол.

  1. Мислите се за нещо повече от своите служители

Ръководните кадри разполагат с малко време. Те са под стрес, понеже имат твърде много ангажименти. Непрекъснато са заети и тичат от среща в среща. В крайна сметка те наистина са важни. Без тях нищо не може да функционира.

Това е и причината да вярват, че имат право на неща, които не са позволени на техните служители – например шефът си позволява да закъснее за среща, защото в крайна сметка е имал важен телефонен разговор с голям клиент. Такива мениджъри, разбира се, имат толкова много работа, че им се налага да си четат имейлите точно тогава, когато някой служител представя своя презентация. Служителят обаче проверява ли имейлите си, докато шефът разяснява новата фирмена стратегия?

Някои шефове са толкова важни и толкова заети, че се опитват от всичко да спестят време, понякога дори от изказване на думичките „благодаря“ и „моля“. Дали обаче нещата наистина вървят по-бързо, ако пропускаме тези формалности? А когато напрежението е неимоверно голямо, то би следвало тогава на шефа да му е разрешено и да излезе извън кожата си!

Ако чрез действията си показвате на своите служители: „Аз съм важен, а ти не толкова“, какво е отражението на това Ваше поведение върху тяхната мотивация? Как бихте се почувствали Вие на мястото на своите служители?

Това, което изисквате от другите, трябва да демонстрирате и самият Вие. Трябва да се отнасяте към служителите си така, както бихте искали те да се отнасят с Вас.

  1. Проявявате несправедливост

Обективността е важна база за изграждане на добра фирмена култура. В напрегнатото ежедневие някои ръководители изглежда забравят това. Те са толкова заети със самите себе си и със собствените си задачи, че не намират време да се поставят на мястото на служителите си.

Често те дори нямат представа за това, че нараняват своите служители с думите или с поведението си.Така например шефът отдава предпочитания на определени служители при разпределяне на по-интересните проекти или някой служител допуска грешка и той го наругава публично пред другите колеги. Подобно поведение е несправедливо и точно като такова се възприема и от служителите. У тях то предизвиква разочарование и демотивация.

Изключително критична е ситуацията с определяне на трудовите възнаграждения. Шефът трябва да действа справедливо и безпристрастно.

Не се дръжте скъпернически при договаряне на възнагражденията. Заплатите, които плащате, трябва да бъдат справедливи и да бъдат съобразени с постиженията на всеки един.

От изключително значение за фирмената структура на работната заплата е следното:

Много по-важно от действителния размер на заплатата на един служител е нейното съотношение спрямо тези на останалите служители.

Замислете се дали разликата в трудовите възнаграждения на Вашите служители е справедлива. Представете си, че информацията за нивата на заплатите във фирмата е достъпна за всички служители. Можете ли с чиста съвест да обясните на всички защо има такива разлики в заплащането, което получават?

  1. Не спазвате дадената дума

Управлението на персонала е възможно единствено на основата на доверие. А доверието на служителите във Вас е нещо, което трябва да спечелите. Единственият начин да изградите доверие помежду Ви, е да спазвате това, което казвате.

Когато обещаете нещо, направете го! И това се отнася както за големите, така и за малките неща. Ако обещаете на свой служител да му изпратите доклада си по имейл днес, означава, че той трябва да го получи именно днес, а не утре. В крайна сметка сте дали обещание. Това е Вашата дума, която задължително трябва да спазите!

Чували ли сте популярната реплика:

„В днешната криза трябва да комуникираме достоверност.“

Що за глупост! Достоверността не се комуникира.

Вие трябва да бъдете достоверни!

Трябва да имате ясна позиция, да спазвате своите обещания и като ръководител да действате последователно.

Изгубвате автентичността си много бързо, когато не оправдавате очакванията на другите. Затова не обещавайте неща, които не можете или не искате да изпълните! За изграждането на доверие е необходимо време, а да го изгубите можете само за секунди!

  1. Доверявате се само на числа, данни, факти

Когато нещо във фирмата Ви не върви, не се концентрирайте само върху числа, данни и факти. Трябва да проучите ситуацията основно. А това може да постигнете единствено ако се опитате да разберете стоящите зад това емоции и мотивация на хората. За целта трябва да питате и слушате, но по правилния начин.

Именно когато става въпрос за трудни служители, е особено важно да разберете техните емоции и мотиви. Защо служителят се държи по този начин? Как вижда нещата? Каква е неговата реалност?

Избягвайте да си правите прибързани заключения. Проявявайте уважение и ще спечелите доверие. А така ще достигнете до ценна информация, ще можете да оцените по-добре ситуацията и ще избегнете евентуални недоразумения.

  1. Не толерирате грешки и самите Вие не си признавате грешките

Новоназначен мениджър взима неправилно решение с фатални последици. Това погрешно решение струва на фирмата 1 милион долара.

Вследствие на това собственикът иска разговор с него. С наведена глава и свити рамена мениджърът влиза в офиса на собственика.

„Със сигурност ще ме уволните.“

Собственикът обаче отговаря:

„Не съм толкова ненормален. Току-що инвестирах 1 милион долара във Вашето обучение!“.

Този анекдот показва по неоспорим начин как ръководните кадри трябва да се отнасят към грешките на своите служители.

Грешките са позволени дотогава, докато служителите се учат от тях и вече не повтарят една и съща грешка. Да изисквате недопускане на каквито и да било грешки е нечувано. Всеки човек прави грешки – Вие също, точно като Вашите служители. Ако като ръководител не толерирате абсолютно никакви грешки, то Вие ще получите нула грешки. Или защото служителите ще престанат да Ви съобщават за такива или защото ще започнат да се придържат към поговорката:

 „Който много работи, допуска много грешки.

Който малко работи, допуска малко грешки.

Който изобщо не работи, не допуска никакви грешки.“

Замислете се, наистина ли искате служителите Ви да не допускат никакви грешки?

  1. Не подкрепяте служителите в професионалното им израстване

Повечето хора искат да се развиват. Те имат желание да израстват и да стават по-добри в това, което правят.

Разбира се, че трябва да предлагате на своите служители да посещават обучения и да се квалифицират. Това обаче далеч не е всичко:

Ако искате да помогнете на своите служители да бъдат по-добри, не трябва да им поставяте нереалистични цели, а да ги ангажирате в определени задачи съобразно техните умения и силни страни.

Много важна е обратната връзка. Хората се нуждаят от критика и похвала. Този, който желае да се усъвършенства, се нуждае от честна и конструктивна обратна връзка. Като ръководител Вие трябва честно да признавате свършеното от Вашите служители и да им давате конструктивна обратна връзка за това.

Правите ли това? Подкрепяте ли своите служители в тяхното професионално израстване и в стремежите им да бъдат по-добри?

Автор: Д-р Бернд Героп – лектор и коуч в областта на мениджмънта и управлението на кадри

Превод от немски език: Галина Викторова

Източник: Bernd Geropp Der Geschäftsführercoach

Основно изображение: kommunalwirtschaft.eu

 

Share This